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Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage – Stand 25.03.2021

Durch das aktuelle Homeoffice-Gesetzespaket werden zahlreiche neue Regeln für das Arbeiten im Homeoffice geschaffen. Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bezüglich aller ArbeitnehmerInnen, die – sei es regelmäßig oder auch nur tageweise – von zu Hause aus arbeiten („Homeoffice“), die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen.

Dabei sind nur jene Tage als „Homeoffice-Tage“ zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).

Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, sollten Sie

  • die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig erfassen (zB. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein; diese Homeoffice-Aufzeichnungen führen Sie bitte idealerweise ab 01.04. 2021, spätestens jedoch ab 01.07.2021;
  • Ihrem Ansprechpartner/Ihrer Ansprechpartnerin in der Personalverrechnung für die Monate Jänner, Feber und März 2021 die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro ArbeitnehmerIn mitteilen (falls die Homeoffice-Tage nicht aufgezeichnet wurden, bitte die Anzahl schätzen);
  • und ab April 2021 für jeden Kalendermonat die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro ArbeitnehmerIn laut Ihren Aufzeichnungen mitteilen (falls die Homeoffice-Tage für April, Mai und Juni 2021 noch nicht aufgezeichnet werden, bitte auch hier die Anzahl schätzen).

Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu € 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von ArbeitnehmerInnen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der ArbeitnehmerInnenveranlagung (zB. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.